1. Son sefer nasıl yaptınız?
Genel bir tarif yerine son gerçek örneği adım adım anlatın: bilgi nereden geldi, kim hangi programa girdi, nerede bekledi? Bu anlatım, gözden kaçan küçük ama önemli işleri ortaya çıkarır.
2. Ne sıklıkta tekrarlanıyor?
Haftada bir yapılan kısa bir iş ile her gün onlarca kez tekrarlanan işin önceliği aynı değildir. Sıklık ve harcanan süre için önce basit bir kayıt tutun. Kazanılan zamanın doğrudan nakit tasarrufu olmayabileceğini de hesaba katın.
3. İstisnaları neler?
Eksik belge, farklı para birimi, tekrar gelen kayıt veya cevap vermeyen sistem varsa ne yapılıyor? Mutlu senaryo kadar, işin bozulduğu anda verilecek karar da önemlidir.
4. Veriye nasıl erişiliyor?
Bir ekranı görebilmek, o veriye programla erişilebildiği anlamına gelmez. API, izinli dosya dışa aktarımı ve mevcut yazılımın lisans koşulları incelenmelidir. Bu kontrol yapılmadan kesin entegrasyon sözü vermek sağlıklı değildir.
5. Hata olduğunda kim kontrol edecek?
Bir raporda “inceleme gerekiyor” işareti göstermek ile muhasebeye otomatik kayıt atmak aynı riskte değildir. İlk sürümü yalnız okuma ve öneri üretmeyle sınırlamak bazı işlerde iyi bir başlangıç olabilir.
6. Başarılı olduğunu nasıl anlayacaksınız?
“Daha iyi olsun” yerine belirli bir çıktıyı tarif edin: eksik evrak listesi, eşleşmeyen kayıtların görünmesi veya talebin doğru kişiye ulaşması. Önceki durum ile sonraki durumu aynı yöntemle karşılaştırın.
Örnek brief: “Her gün iki tablodaki sevkiyat referanslarını karşılaştırıyorum. Eşleşmeyenleri ve tutar farklarını tek listede görmek istiyorum. İlk sürüm verileri değiştirmesin.”